Najem okazjonalny to forma wynajmu nieruchomości, która zyskała popularność wśród właścicieli mieszkań poszukujących dodatkowej ochrony prawnej. Dla wielu wynajmujących kluczowe pytanie brzmi: czy umowa najmu okazjonalnego wymaga wizyty u notariusza i jakie dokumenty są niezbędne? W tym artykule przedstawiamy kompleksowe informacje na temat roli notariusza w procesie zawierania umowy najmu okazjonalnego, wyjaśniamy wymagane dokumenty oraz koszty związane z tą procedurą.
Czym jest najem okazjonalny i kiedy warto go stosować?
Najem okazjonalny to szczególna forma najmu lokalu mieszkalnego, uregulowana w ustawie o ochronie praw lokatorów. Jego główną zaletą jest zwiększona ochrona prawna właściciela nieruchomości, zwłaszcza w przypadku problemów z nieuczciwym najemcą.
Najem okazjonalny może zawrzeć wyłącznie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali (właściciel prywatny) z osobą fizyczną (najemcą).
Warto rozważyć tę formę najmu, gdy:
- Planujemy krótkoterminowy wynajem mieszkania (umowa może być zawarta na maksymalnie 10 lat)
- Zależy nam na uproszczonej procedurze eksmisji w przypadku problemów z najemcą
- Chcemy mieć pewność, że w razie niepłacenia czynszu lub innych naruszeń umowy będziemy mogli sprawnie odzyskać lokal
Najem okazjonalny różni się od zwykłej umowy najmu przede wszystkim koniecznością spełnienia dodatkowych wymogów formalnych, w tym uzyskania określonych oświadczeń w formie aktu notarialnego.
Rola notariusza w najmie okazjonalnym – co wymaga poświadczenia?
Wbrew powszechnemu przekonaniu, sama umowa najmu okazjonalnego nie wymaga formy aktu notarialnego. Umowę taką można zawrzeć w zwykłej formie pisemnej. Obowiązek wizyty u notariusza dotyczy natomiast dwóch kluczowych oświadczeń:
1. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji – najemca zobowiązuje się do opuszczenia i opróżnienia lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela (art. 19a ust. 2 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów)
2. Oświadczenie właściciela lokalu lub osoby trzeciej o zobowiązaniu do przyjęcia najemcy w przypadku eksmisji (art. 19a ust. 2 pkt 2 ustawy)
Oba te dokumenty muszą mieć formę aktu notarialnego, co oznacza konieczność wizyty u notariusza. Jest to bezwzględny wymóg formalny – bez tych dokumentów umowa nie będzie skutecznie zawarta jako najem okazjonalny.
Jakie dokumenty należy przygotować przed wizytą u notariusza?
Aby wizyta u notariusza przebiegła sprawnie, warto wcześniej przygotować:
- Dowody osobiste wszystkich stron umowy
- Dokładne dane lokalu, którego dotyczy umowa (adres, numer księgi wieczystej)
- Dokument potwierdzający prawo własności lokalu (np. akt notarialny, aktualny odpis z księgi wieczystej)
- Dane osoby, która zobowiązuje się przyjąć najemcę w przypadku eksmisji
- Dokładny adres lokalu, pod który najemca mógłby się przeprowadzić w razie eksmisji
Na podstawie tych dokumentów i złożonych oświadczeń notariusz sporządzi odpowiednie akty notarialne, które stanowią niezbędny element umowy najmu okazjonalnego.
Koszty notarialne związane z najmem okazjonalnym
Koszty notarialne stanowią istotny element budżetu przy zawieraniu umowy najmu okazjonalnego. Na całkowity koszt wizyty u notariusza składają się:
– Taksa notarialna – opłata za sporządzenie aktu notarialnego, której wysokość zależy od wartości przedmiotu czynności
– Podatek VAT (23% od taksy notarialnej)
– Opłaty dodatkowe – np. za sporządzenie wypisów aktu notarialnego
W przypadku najmu okazjonalnego koszt sporządzenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji oraz oświadczenia o zobowiązaniu do przyjęcia najemcy wynosi zwykle od 200 do 500 zł za każdy akt notarialny. Łączny koszt wizyty u notariusza może więc wynieść od 400 do 1000 zł, w zależności od indywidualnej praktyki notariusza oraz złożoności dokumentów.
Warto wiedzieć: Koszty notarialne związane z najmem okazjonalnym ponosi zazwyczaj najemca, choć strony mogą ustalić inny podział tych kosztów w umowie. Dobrą praktyką jest jednoznaczne określenie tej kwestii w treści umowy, aby uniknąć nieporozumień.
Najczęstsze błędy przy zawieraniu umowy najmu okazjonalnego
Umowa najmu okazjonalnego może zostać uznana za nieważną lub nieskuteczną, jeśli nie spełnia wszystkich wymogów formalnych. Oto najczęstsze błędy popełniane przez wynajmujących:
1. Brak oświadczenia o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego – samo pisemne oświadczenie nie jest wystarczające i pozbawia właściciela kluczowych korzyści z najmu okazjonalnego
2. Nieprawidłowe oświadczenie o wskazaniu lokalu zastępczego – osoba wskazująca lokal zastępczy musi złożyć oświadczenie w formie aktu notarialnego, a nie zwykłego oświadczenia pisemnego
3. Niezgłoszenie umowy do urzędu skarbowego – wynajmujący ma obowiązek zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od daty jej zawarcia, co często umyka uwadze właścicieli
4. Zawieranie umowy przez niewłaściwe podmioty – najem okazjonalny mogą stosować tylko osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali, co wyklucza firmy i przedsiębiorców z branży nieruchomości
5. Brak załączników wymaganych przez ustawę – oprócz oświadczeń notarialnych, do umowy należy dołączyć protokół zdawczo-odbiorczy ze szczegółowym opisem stanu technicznego lokalu (najlepiej z dokumentacją fotograficzną)
Czy można zawrzeć umowę najmu okazjonalnego bez notariusza?
Technicznie rzecz biorąc, sama umowa najmu okazjonalnego nie wymaga formy aktu notarialnego. Jednak bez notarialnego oświadczenia o poddaniu się egzekucji oraz oświadczenia o wskazaniu lokalu zastępczego, taka umowa nie będzie miała charakteru najmu okazjonalnego w rozumieniu ustawy.
Oznacza to, że umowa zawarta bez udziału notariusza będzie zwykłą umową najmu, pozbawioną szczególnych korzyści, jakie daje najem okazjonalny, w tym uproszczonej procedury eksmisji. W przypadku problemów z najemcą, właściciel będzie zmuszony przejść standardową, często długotrwałą drogę sądową, co może zająć nawet kilkanaście miesięcy.
Alternatywy dla najmu okazjonalnego
Jeśli koszty notarialne stanowią przeszkodę, warto rozważyć alternatywne rozwiązania:
- Standardowa umowa najmu – prostsza formalnie, ale oferująca mniejszą ochronę wynajmującemu
- Najem instytucjonalny – dostępny dla przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie wynajmu lokali
- Kaucja zabezpieczająca – wyższa kaucja (np. równowartość 2-3 miesięcznych czynszów) może stanowić dodatkowe zabezpieczenie dla wynajmującego
- Szczegółowa weryfikacja najemcy – dokładne sprawdzenie historii kredytowej, referencji od poprzednich wynajmujących i stabilności zatrudnienia może zminimalizować ryzyko problemów
Wybór odpowiedniej formy najmu powinien zależeć od indywidualnej sytuacji, wartości nieruchomości, długości planowanego najmu oraz preferencji stron dotyczących poziomu formalizacji relacji.
Najem okazjonalny z prawidłowo sporządzonymi dokumentami notarialnymi stanowi skuteczne narzędzie ochrony interesów właściciela nieruchomości. Choć wiąże się z dodatkowymi formalnościami i kosztami, zapewnia bezpieczeństwo i komfort psychiczny wynajmującemu, szczególnie w przypadku pierwszych doświadczeń na rynku najmu. Warto potraktować wydatki na notariusza jako inwestycję w bezpieczeństwo swojej nieruchomości, która może uchronić przed znacznie wyższymi kosztami i problemami w przyszłości.
