Noty księgowe i obciążeniowe to dokumenty często wykorzystywane w księgowości przedsiębiorstw. Choć na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne, pełnią różne funkcje i są stosowane w odmiennych sytuacjach. Zrozumienie różnic między nimi jest kluczowe dla prawidłowego prowadzenia dokumentacji finansowej firmy. W niniejszym artykule wyjaśnimy, czym są noty księgowe i obciążeniowe, kiedy należy je stosować oraz jakie elementy powinny zawierać.
Czym jest nota księgowa?
Nota księgowa to dokument wewnętrzny firmy, który służy do ewidencjonowania operacji gospodarczych niepodlegających opodatkowaniu VAT. Jest stosowana w sytuacjach, gdy wystawienie faktury nie jest możliwe lub konieczne.
Nota księgowa to dokument księgowy służący do udokumentowania operacji gospodarczych, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT.
Noty księgowe są wykorzystywane w różnych sytuacjach, takich jak:
- Korekty zapisów księgowych
- Naliczanie odsetek za zwłokę w płatnościach
- Rozliczenia wewnętrzne między działami firmy
- Dokumentowanie darowizn
- Ewidencjonowanie kar umownych
Warto zaznaczyć, że nota księgowa nie zastępuje faktury VAT, lecz stanowi uzupełnienie dokumentacji księgowej w przypadkach, gdy wystawienie faktury nie jest wymagane przepisami prawa podatkowego.
Czym jest nota obciążeniowa?
Nota obciążeniowa to dokument księgowy, który służy do obciążenia kontrahenta dodatkowymi kosztami, które nie zostały uwzględnione w fakturze podstawowej. Jest to rodzaj noty księgowej o charakterze obciążeniowym.
Nota obciążeniowa jest wystawiana w sytuacjach, gdy:
- Kontrahent nie wywiązał się z umowy
- Powstały dodatkowe koszty transportu
- Naliczane są kary umowne
- Domagamy się odszkodowania za poniesione straty
- Naliczane są odsetki za opóźnienie w płatnościach
W przeciwieństwie do faktury VAT, nota obciążeniowa nie zawiera podatku VAT, chyba że dotyczy czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem. W takim przypadku zamiast noty obciążeniowej należy wystawić fakturę VAT.
Kluczowe różnice między notą księgową a obciążeniową
Choć oba dokumenty są wykorzystywane w księgowości, istnieją między nimi istotne różnice:
1. Cel wystawienia – Nota księgowa ma szersze zastosowanie i służy do dokumentowania różnych operacji niepodlegających VAT, podczas gdy nota obciążeniowa jest wystawiana konkretnie w celu obciążenia kontrahenta dodatkowymi kosztami.
2. Charakter dokumentu – Nota księgowa może mieć charakter informacyjny, korygujący lub rozliczeniowy, natomiast nota obciążeniowa zawsze ma charakter obciążeniowy (zobowiązujący do zapłaty).
3. Adresat – Nota księgowa może być dokumentem wewnętrznym firmy lub być kierowana do kontrahenta, podczas gdy nota obciążeniowa zawsze jest kierowana do kontrahenta.
Tabela porównawcza
Nota księgowa:
– Szerszy zakres zastosowania
– Może mieć różny charakter (informacyjny, korygujący, rozliczeniowy)
– Może być dokumentem wewnętrznym lub zewnętrznym
– Nie zawsze wiąże się z płatnościąNota obciążeniowa:
– Węższy zakres zastosowania
– Zawsze ma charakter obciążeniowy
– Zawsze jest dokumentem zewnętrznym
– Zawsze wiąże się z żądaniem zapłaty
Elementy prawidłowej noty księgowej i obciążeniowej
Zarówno nota księgowa, jak i obciążeniowa muszą zawierać określone elementy, aby były uznane za prawidłowe dokumenty księgowe:
1. Nazwa i numer dokumentu
2. Data wystawienia
3. Dane wystawcy (nazwa, adres, NIP)
4. Dane odbiorcy (nazwa, adres, NIP)
5. Opis operacji gospodarczej
6. Kwota obciążenia
7. Podstawa prawna (np. umowa, przepis)
8. Termin płatności (w przypadku noty obciążeniowej)
9. Podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
Praktyczne przykłady zastosowania
Przykład noty księgowej:
Firma A koryguje błędny zapis księgowy dotyczący amortyzacji środka trwałego. Wystawia notę księgową dokumentującą tę korektę, która pozostaje dokumentem wewnętrznym.
Przykład noty obciążeniowej:
Firma A dostarcza towar do Firmy B z opóźnieniem wynoszącym 5 dni. Zgodnie z umową, za każdy dzień zwłoki naliczana jest kara umowna w wysokości 0,5% wartości zamówienia. Firma B wystawia notę obciążeniową na kwotę kary umownej (2,5% wartości zamówienia) i przesyła ją do Firmy A, żądając zapłaty w terminie 14 dni.
Czy nota obciążeniowa jest wezwaniem do zapłaty?
Nota obciążeniowa sama w sobie nie jest formalnym wezwaniem do zapłaty, ale stanowi dokument informujący kontrahenta o powstaniu zobowiązania. W praktyce często traktowana jest jako pierwszy krok przed wystosowaniem oficjalnego wezwania do zapłaty.
Jeśli kontrahent nie ureguluje należności wynikającej z noty obciążeniowej w określonym terminie, kolejnym krokiem może być wysłanie formalnego wezwania do zapłaty, a następnie skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.
Księgowanie not księgowych i obciążeniowych
Sposób księgowania not zależy od ich charakteru i treści ekonomicznej operacji, której dotyczą:
Księgowanie noty księgowej (przykład):
– Nota korygująca błędny zapis amortyzacji:
Wn „Amortyzacja” / Ma „Umorzenie środków trwałych”
Księgowanie noty obciążeniowej (przykład):
– Wystawienie noty obciążeniowej za karę umowną:
Wn „Rozrachunki z odbiorcami” / Ma „Pozostałe przychody operacyjne”
– Otrzymanie noty obciążeniowej za karę umowną:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne” / Ma „Rozrachunki z dostawcami”
Warto pamiętać, że w przypadku not obciążeniowych dotyczących odsetek za zwłokę, księgowanie odbywa się z wykorzystaniem kont przychodów lub kosztów finansowych.
Podsumowanie
Noty księgowe i obciążeniowe to ważne dokumenty w księgowości przedsiębiorstw, które służą do ewidencjonowania operacji gospodarczych niepodlegających opodatkowaniu VAT. Główna różnica między nimi polega na celu i charakterze dokumentu – nota księgowa ma szersze zastosowanie i może mieć różny charakter, podczas gdy nota obciążeniowa zawsze służy do obciążenia kontrahenta dodatkowymi kosztami.
Prawidłowe rozróżnienie tych dokumentów oraz ich właściwe stosowanie jest kluczowe dla prowadzenia przejrzystej dokumentacji księgowej i unikania problemów podatkowych. W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, który pomoże wybrać odpowiedni rodzaj dokumentu w konkretnej sytuacji gospodarczej.
